把公事留在公司:如何科學合理地運用一天的時間

  把公事留在公司:如何科學合理地運用一天的時間

  文/Andrea Ayres

  雖然,老公和我坐在同一個房間裡,但我的思緒卻飄在半公裡以外——類似的情況已經持續數月。細數起來,在過去的每一份工作裡,我都是如此:無法在工作時間完成全部工作。是的,我是個工作狂,喜歡大腦能量迸發,並在一天內吸納盡可能多的信息。我天真地認為,這樣的工作節奏會讓我變得更出色、更加與眾不同,但是我錯瞭。

  有多少人也是這樣:不停地工作,直到身心俱疲,壓力無以復加。而且堅信,這一切都是理所應當的,隻有這樣才是通往成功的唯一途徑。

  我的工作一直都在身邊,在觸手可及的手機和電腦裡。對於工作相關事情,我總是保持第一時間回復。因為我總在想:如果別人有急事找我,而我恰好沒帶手機,於是被誤解為不想幹活,那他們就再也不會找我瞭。所以,為瞭不被炒魷魚,我就必須以最快速度回復。

  這個邏輯看起來滴水不漏,但如果往深裡一想,就會發現破綻。老板真的會因為我在非工作時間回復不及時,而炒我魷魚麼?答案是否定的。相比於我們每天 24 小時待命,隨時處理郵件的熱血情結,老板們清楚地知道連軸轉對誰都沒有好處。

  為瞭幫助員工提高效率,Google 進行瞭一項長達 10 年的研究。調查發現,隻有 31% 的員工能在工作時間內完成任務,也就意味著有 69% 的人會帶著工作回傢。實際上,真實數字應該遠不止 69%,許多人都無法分清工作與生活的界限。Google 都柏林分部實行一項名為“Google Goes Dark”的策略:所有員工都必須將工作設備留在公司,並且保持關閉狀態。該做法的目的是,敦促員工劃清工作與生活的界限。

  透支不是一個好方法

  你從不請病假,沒有假期,隨時待命。你每周工作 70 個小時,並堅信一切努力都會有回報。然而,工作時間與生產力成正比,隻是一場錯覺。

  《經濟學人》雜志曾報道過一份來自 OECD 的數據,表明越是高效率的員工,在辦公室呆的時間越短。同時,Lifehacker 做瞭進一步的分析,發現最有效率的工作時長為 30 小時。

  美國人好像從不休假,每年平均每位員工浪費的假期約 9.2 天,這一數字在 2011 年還隻有 6.2 天。OECD 的 Better Life 指數顯示:OECD 的員工平均工作時長為每年 1776 小時,每天 62% 的時間(大約 15 小時)用於私人生活(吃飯睡覺)和休閑(聚會、陪傢人、玩遊戲、看電視)。如果除去 8 小時睡眠,大約有 7 小時用於個人休閑娛樂,其中還要包含一些沒有報酬的勞動,比如,做清潔,通勤等等。一句話,時間還真是不怎麼夠用。

  公私不分的壞處

  身體需要不斷修復再生,我們每天都需要時間來工作—休息—重新整理。

  正如《紐約時報》所說,人們每天從警覺狀態切換到精疲力盡的循環為 90 分鐘。而我們卻試圖跟自己開玩笑,用咖啡提神或者單純忽略身體發出的疲憊訊號。但最終,出來混總是要還的,疲憊感會追上你,對工作和生活產生極壞的影響。換句話說,每當自我欺騙的時候,其實是在增加透支的可能性。

  工作生活的交叉

  工作生活的交叉,指的是你身邊的人總會因你的生理和心理狀態而受到間接的影響。如果你帶著工作回傢,將對傢庭生活產生負面影響。相反,良好的傢庭生活會對工作產生積極的影響。

  與傢人、愛人共度的美好時光會讓我們重新充滿力量。不僅會給傢人帶來好心情,你也將收獲更多能量,從而再度釋放到工作中。就像一劑“愛的良藥”。但由於各種各樣的原因(丟掉工作的恐懼、擔心被誤以為在偷懶),很多人沒有享受這份福利。

  記住:適當的求助是必要的,每個人都有脆弱的時候。充分利用公司的福利,能讓你在傢庭中投入更多精力。但是,把工作留在公司,聽起來簡單,要如何執行呢?

  做一個簡單的第二天日程規劃

  如果你把工作帶回傢,你可能會思考更多。比如,如何處理未發出的郵件,以及規劃明天之後的行程。所以,當你離開工作前,先清理一下桌面。一個幹凈的桌面(或者電腦、郵箱)都能更好地幫你清理大腦。正如我同事 Mikael Cho 所說,物理上的雜亂會混淆註意力。因為大腦的容量有限,而雜亂造成的幹擾會降低工作效率。

  我在結束工作的半小時前就開始清理桌面,物理和數字化的整理過程可以幫我實現心理上的凈化。(www.share4tw.com)整理的既是桌子,也是心情。因為我在傢上班,所以整理工作場地對我尤為重要。否則,我就永遠擺脫不瞭工作的影子。

  結束一天的另一個好方法是:寫下第二天的 to do list。有瞭清晰的明日計劃後,你將更加明確要做的事情,不會因為太多事情堆在面前,而陷入不知所措。

  寫下自己的成就

  在工作的時候,很容易隻關註還有多少事沒做,而忽略瞭已經做過瞭什麼。你付出瞭這麼多時間和精力,為什麼不讓自己驕傲一下?在一天的結尾,重新審視一下 to do list, 看看完成的任務,心情也會隨之好起來。下圖便是我昨天的清單:

  很多人都不懂得替自己的成就而自豪。起初,這種做法會顯得有點愚蠢,可它會幫你建立自信,並更好地投入到第二天的工作中。

  嚴格控制時間

  如果你花時間制定瞭一個日程表,一定要小心翼翼得留出一段時間,分給傢人或者某項特定的工作,從而,將日程加以嚴格的控制。這就好像設立瞭一個提醒,跟時間許下一個承諾——告訴你何時開始、何時結束。

  此外,同短途旅行和貼著“工作”標簽的旅行說再見。如果你已經打算好休息一段時間,就一定要讓同事知道,他們在這段時間內無法聯系到你。忠於自己對時間的承諾,慢慢享受一段假期。除瞭旅行,這份承諾同樣適用於“下班”。真心跟同事們告別,表明今天的事情結束瞭。物理上的告別可以幫你把思路解放出來。因此,建立清晰的時間表,並且嚴格遵守,如果無法完成,就想辦法重新制定一個。

  平衡工作與生活的關系,這句話是老生常談,可做到的人寥寥無幾。但是,如果連自己都不珍惜個人時間,又怎麼指望別人會關心?事情很多,永遠沒有結束的時候,而過度工作並非好的解決方法。相反,它隻會讓你生活的每一部分變得更加脆弱、不堪一擊。你的健康、睡眠、人際關系都會受到影響,並反作用到工作。其實,你的老板和同事都知道,你不是工作機器,更何況他們也不是。每個人都有傢人、朋友以及工作以外的生活,因此,關愛自己是件理所應當、無可厚非的事情。在每天的結尾,給自己放個假,但在此之前,要先跟自己的時間有個約定。

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