職場撰寫郵件的十一條軍規

  職場撰寫郵件的十一條軍規

  文/唐筠

  1、郵件要同時發給幾個人,收件人、抄送和密送怎麼選擇?需要對方回信的,就選收件人;隻需讓對方獲知,無需回信的,就選抄送人;不想讓其他人知道的收信人,就選密送。密送還可以讓群發郵件看起來好像單獨發送的,例如同時給幾位面試者發通知,就可以用密送。

  2、空白標題是最失禮的行為;把所有想說的話都寫在標題裡,郵件正文一片空白同樣失禮。

  3、信件正文稱呼不可少,最簡單的一個“Hi”或者“你好”,有時比客套的問候更有效。

  4、如果一封郵件中提到某些文件,即便你確認對方一定有,最好也在附件中發一份。收件人直接下載附件一定比在電腦中尋找一份文件更快也更方便。

  5、如果你要給對方發一份word文檔,最好在郵件正文中用純文本拷貝一下文檔裡的內容。這樣如果對方是用手機查收郵件,就不再需要下載文檔再看瞭。

  6、想跟領導們展示自己精心排版制作的PDF或PPT,最好把每個頁面單獨存成圖片格式。

  7、不論是什麼格式的附件,一定要有一個簡短且明確的描述,考慮到手機閱讀的情況,文件名不能過長。如果你在信件正文中列出不同的附件摘要,那就更加分瞭。

  8、跨國公司的統一郵件簽名格式裡,大多數都包含郵件地址,因為你的信可能被轉發或回復給其他人,這時候收件人就隻能通過簽名檔找到你的聯系方式瞭。

  9、最好用“我們”來代替“你”,比方說“我們要按照合同辦”比“你要按照合同辦”看起來更舒服。

  10、把所有發過的郵件保留在發件箱裡絕對是一個好習慣。當客戶或者有意刁難你的同事故意說沒有收到你的郵件時,至少你可以打開發件箱,作為“證據”。

  11、不在半夜給客戶打電話是最基本的禮貌,但半夜給客戶發郵件卻會讓他們為你的勤奮感動。出差途中,在火車站等嘈雜的地方不方便給老板打電話匯報情況?用手機發一封郵件吧,別忘瞭提一句,“我在火車站,周圍比較亂,隻能用手機發郵件”,老板最喜歡這樣的員工。

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